Fortrolighedserklæring for HX Hurtigruten Expedition

1. Introduktion

Beskyttelsen af dit privatliv er vigtig for os hos Hurtigruten, og vi er optaget af at værne om dine personoplysninger.

Når du rejser med Hurtigruten, behandler vi personoplysninger om dig. For at give dig en god oplevelse indsamler vi personoplysninger om dig i forskellige anledninger, for eksempel når du rejser med os, bruger vores tjenester, besøger vores websteder eller mobilapplikationer eller på anden vis interagerer med os. Alle oplysninger, som Hurtigruten behandler om dig, har du selv opgivet. Vi indhenter ikke data fra andre kilder.

Vi ønsker, at du skal forstå, hvordan vi anvender dine persondata, hvordan vi sikrer dem, og hvilke rettigheder du har. Denne erklæring om beskyttelse af privatliv beskriver derfor

hvilke oplysninger vi indhenter om dig,
hvorfor de indhentes,
hvordan vi anvender, deler og beskytter disse data, og
dine valg vedrørende anvendelse, adgang og berigtigelse af dine persondata.

Vi opfordrer dig til at læse vores erklæring om beskyttelse af privatliv.

2. Behandlingsansvarlig

Hurtigruten består af flere virksomheder, og vi kan dele dine personlige oplysninger med andre virksomheder i Hurtigruten-Gruppen. Vi arbejder også med en række udbydere, herunder offentlige myndigheder, medicinsk personale, andre forretningspartnere og udbydere, og kan dele personlige oplysninger, hvis

vi har en legitim grund
det er tilladt ved lov, eller
du har givet samtykke

Udbydere behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med en databeskyttelsesaftale eller en dataudvekslingsaftale. Oplysningerne kan kun bruges i forbindelse med de ydelser, du har købt.

For at kunne levere tjenester til dig er følgende virksomheder inden for Hurtigruten Group ansvarlige for behandling og opbevaring af personlige oplysninger:

Hurtigruten Global Sales AS, organisationsnummer 914 904 633, er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger gennem vores centraliserede bookingsystem, for vores hjemmesider, for din konto på vores hjemmesider, for vores mobilapp og for vores loyalitetsprogram, og er ansvarlig til al markedsføring og distribution af e-mail til vores kunder og kontakter.

Hurtigruten Global Services AS, organisationsnummer 927081946 er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger forbundet med alle økonomiske oplysninger om dig, såsom når du modtager en faktura eller foretager en betaling hos os.

Hurtigruten Norway AS, organisationsnummer 974 526 689, er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger, når du er om bord på vores fartøjer langs den norske kyst. Hurtigruten Norge er også ansvarlig for behandling og opbevaring af dine personoplysninger i forbindelse med alle aktiviteter og udflugter om bord.

Hurtigruten Expeditions AS, organisationsnummer 927 082 047, er ansvarlig for behandlingen af personoplysninger, når du rejser på ekspeditionsrejse med os. Hurtigruten Expeditions er også ansvarlig for behandling og opbevaring af dine personoplysninger i forbindelse med alle aktiviteter og udflugter om bord.

Hurtigruten Destinations AS, organisationsnummer 921 885 156 er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, når du rejser til Svalbard og Barents. Herunder ophold på vores hoteller, restauranter og i forbindelse med alle vores aktiviteter og udflugter.

Kontaktoplysninger

Vi har en ansvarlig for privatlivsbeskyttelse, som hjælper Hurtigruten med at sikre effektiv privatlivsbeskyttelse. Hvis du har spørgsmål vedrørende databehandlingen, kan du kontakte os via e-mail: DPO[at]hurtigruten.com eller sende en henvendelse til Hurtigruten AS, Att.: DPO, Langkaia 1, 0150 Oslo

Bemærk! Hvis du har spørgsmål vedrørende din bestilling eller ønsker at framelde dig nyhedsbreve eller post, bedes du kontakte os på booking[at]hurtigruten.com

3. Hvilke oplysninger indhenter vi om dig, og hvor længe lagrer vi dem?

Hurtigruten opbevarer de personoplysninger, vi indsamler, i en form, der tillader identifikation af dig, så længe det er nødvendigt til de formål, personoplysningerne indsamles og behandles i hvert enkelt tilfælde, og i aldrig længere end specificeret i den gældende lovgivning.

Hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig, kan afhænge af blandt andet

hvornår du bestilte billet
hvornår du rejste
lovbestemte opbevaringskrav i forskellige lande
om du har givet os dit samtykke, eller
om du er loyalitetskunde.

Vi har retningslinjer for opbevaring af personoplysninger. De bestemmer, hvor længe vi opbevarer personoplysninger, og hvilke personoplysninger, vi behandler.

Vi lagrer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne erklæring om beskyttelse af privatliv. Det indebærer primært følgende:

Identitets- og kontaktinformation, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, køn, fødselsdato og nationalitet.	Du giver os disse oplysninger, hvis du bestiller en rejse, tilmelder dig vores nyhedsbrev, tilmelder dig loyalitetsprogrammet, anvender vores digitale platforme eller interagerer med vores sociale mediekonti (herunder deltagelse i konkurrencer), eller hvis du er i kontakt med vores kundecenter. Alle de oplysninger, vi har om dig, har du selv givet os. Vi indhenter ikke data fra andre kilder. Mere om dette i punkt 4(a). Vi lagrer disse oplysninger fra og med bestillingspunktet og i op til 5 år, efter at din rejse er afsluttet, eller til du trækker dit samtykke tilbage. Vi kan lagre dine personoplysninger længere, hvis du ønsker, at vi skal opbevare dem til din næste rejse, og du har givet samtykke til dette. Ved registrering via Hurtigrutens portal vil de oplysninger, du har opgivet i portalen, være lagret, så længe du er registreret som bruger af denne portal.
Pasoplysninger, herunder ansigtsfotografi ved ombordstigning på et af vores skibe.	Når du bestiller en rejse med os, opgiver du oplysninger om gyldige rejsedokumenter og visum, hvor det er relevant. Vi behandler disse oplysninger for at overholde lovkrav i anløbshavnene. Vi vil også kunne tage et ansigtsbillede af dig ved ombordstigning på vores skibe af sikkerhedshensyn, som beskrevet i punkt 4(e) herunder. Vi behandler disse oplysninger for at overholde lovkrav i anløbshavnene. Alle de oplysninger, vi har om dig, har du selv givet os. Vi indhenter ikke data fra andre kilder. Mere om dette i punkt 4. Vi lagrer disse oplysninger fra og med bestillingspunktet og i op til 90 dage, efter at din rejse er afsluttet, eller til du trækker dit samtykke tilbage. I nogle tilfælde kan vi være pålagt at opbevare oplysningerne længere i henhold til lovgivningen.
Oplysninger om pårørende	Af sikkerhedshensyn beder vi dig give os kontaktoplysninger på pårørende ved visse af vores rejser. Vi har kun oplysninger om dig, som du selv har opgivet og indhenter ikke data fra andre kilder. Vi lagrer disse oplysninger fra og med bestillingspunktet og i op til 90 dage, efter at din rejse er afsluttet, eller til du trækker dit samtykke tilbage.
Transaktionsdata Transaktionsoplysninger, herunder kredit-/debetkortnummer, betalingsmåde og købshistorik	For at behandle betalinger og fakturering, når du foretager et køb enten i forbindelse med en rejse eller produkter og tjenester som udflugter på land, vil vi behandle dine betalingsoplysninger med henblik på at foretage transaktionen. Vi lagrer betalingsmåde, kredit-/debetkortnummer i op til 5 år. Alle andre transaktionsdata og finansielle data lagres i op til 10 år eller iht. lokale bogføringsregler.
Bestillingsoplysninger og aktivitetsoplysninger, herunder oplysninger i relation til bestilte rejser og udflugter, flyreservationer, hotelbestillinger, rejserute, rejseselskaber, aktiviteter, du har deltaget i, mens du var på rejse med os, osv.	Alle oplysninger relateret til bestilling og aktivitetsoplysninger indsamles, når du foretager en bestilling eller et køb hos os. Vi har kun oplysninger om dig, som du selv opgiver, og indhenter ikke data fra andre kilder. Mere om dette i punkt 4. Vi opbevarer information vedrørende destination og rejsedato i op til 5 år. I nogle tilfælde kan vi være pålagt at opbevare oplysningerne længere i henhold til lovgivningen.
Kommunikation mellem dig og os, herunder optagelser af samtaler med vores servicecentre, e-mailkommunikation, chat, kommentarer og vurderinger, som er indhentet via undersøgelser, eller som du har lagt ud på vores kanaler eller på sociale medier	Vi registrerer al kommunikation mellem dig og os for at kunne besvare dine forespørgsler og opretholde en god service og for at kunne opfylde vores aftale med dig. Vi har kun oplysninger om dig, som du selv har opgivet og indhenter ikke data fra andre kilder. Mere om dette i punkt 4. Vi opbevarer din kommunikation med os i op til 5 år, eller så længe det kræves i henhold til lokal lovgivning, for at vi kan behandle eventuelle krav eller forespørgsler fra dig.
Digitale oplysninger, herunder IP-adresse, browserdata, trafikdata, bestillingshistorik, adfærd på sociale medier og brugermønstre. Hvis du abonnerer på vores nyhedsbreve, kan vi indhente oplysninger om, hvilke nyhedsbreve du åbner, din placering, når du åbner dem, og om du benytter eventuelle links i nyhedsbrevene.	Vi indsamler data om dig, når du anvender vores websider, mobilapplikationer og andre digitale platforme for at give dig den bedst mulige oplevelse og forstå, hvad du kan være interesseret i. Det er din enhed, der giver os disse oplysninger, hvis du enten er logget ind på kontoen eller har accepteret cookies. Når du besøger vores digitale platforme og anvender vores tjenester, betyder det, at vi skal kunne identificere dig (f.eks. når du bestiller et krydstogt, logger ind på din konto, når du ønsker, at vi skal identificere dig som et medlem af vores loyalitetsprogram, og når vi har brug for at huske dine præferencer. Vi lagrer disse oplysninger i 6 måneder, eller til du trækker dit samtykke tilbage.
Helbredsoplysninger, herunder oplysninger vedrørende allergi, nedsat funktionsevne og sygdom.	Du opgiver disse detaljer, hvis du fortæller os om medicinske tilstande, når du bestiller hos os, tjekker ind på et krydstogt, besøger vores medicinske faciliteter under et krydstogt og/eller tilmelder dig en udflugt, en tur eller underholdning om bord på krydstogtskibet. Vi får disse oplysninger via et erklæringsskema, du selv udfylder. For visse rejser har vi enkle skemaer, hvor vi indsamler oplysninger for at forebygge smitsomme sygdomme ombord (for eksempel COVID-19 eller omgangssyge). For visse ekspeditionstogter har vi af sikkerhedsgrunde noget mere omfattende skemaer. I perioder kan det være nødvendig med enkelte undersøgelser såsom screening for sygdomssymptomer, febermåling, test for COVID-19 og smitteopsporing. Vi har kun oplysninger om dig, som du selv opgiver, og indhenter ikke data fra andre kilder. Mere om dette i punkt 4. Vi lagrer disse oplysninger fra og med bestillingspunktet og i op til 24 måneder, efter at din rejse er afsluttet. I nogle tilfælde kan vi være pålagt at opbevare oplysningerne længere i henhold til lovgivningen.
Optagelser fra videoovervågning	Af sikkerhedsmæssige årsager betjener vi CCTV-kameraer om bord på vores skibe, herunder ved alle adgangspunkter og på alle offentlige områder. Mere om dette i punkt 4(e) Vi lagrer optagelser fra videoovervågningen i op til 30 dage. Hvis vi mener, at det er nødvendigt at overlevere optagelser fra videoovervågningen til politiet – f.eks. når der er sket noget kriminelt – kan vi lagre optagelserne i op til 90 dage.

4. Hvorfor, hvornår og hvordan indsamler vi data om dig?

Vores hovedformål er at give dig en god oplevelse på din rejse. Herunder finder du hovedformålene med behandlingen samt oplysninger om, hvorfor, hvornår og hvordan dine data bliver behandlet.

Give dig information, når du bestiller vores krydstogter og ekspeditioner (via website, telefon eller e-mail) Vi har brug for at kende dit navn, dine kontaktoplysninger samt indholdet i din forespørgsel for at kunne behandle din henvendelse og give dig relevante oplysninger om dine rejser og eventuelle udflugter. Det er vigtigt for os at sikre, at dine rejser er så behagelige og problemfrie som mulig, så vi vil sende dig information, som vi anser som nødvendig for at organisere din rejse og opfylde vores aftale med dig. Dette omfatter information vedrørende afgangstider, aflysninger og indtjekningstid på hoteller mv.

Vi kan videreformidle disse oplysninger om dig til vores samarbejdspartnere, fordi de har brug for disse oplysninger for at kunne kommunikere med dig, samt for at tilbyde dig støtte og assistance. Mere om dette i punkt 5.

Derudover, og kun hvis du giver dit udtrykkelige og specifikke samtykke hertil, vil vi anvende dine kontaktoplysninger til at sende dig nyhedsbreve og markedsføringskommunikation via e-mail eller SMS vedrørende vores produkter og tjenester, som kan interessere dig. Denne behandling er baseret på dit samtykke, og du kan når som helst tilbagekalde dit samtykke.

Gennemføre og håndtere bestillinger For at rejse om bord på vores skibe skal du opgive navn, kontaktoplysninger, fødselsdato og nationalitet, når du bestiller. Vi registrerer også lidt information om dine krydstogtvalg, f.eks. kahytskategori og type af krydstogtoplevelse. Vi behandler disse data på basis af vores kontrakt med dig. Du skal også opgive information om gyldige rejsedokumenter og visum, hvor det er relevant. Vi behandler disse oplysninger for at overholde lovkrav i anløbshavnene. I løbet af bookningen kan du i nogle tilfælde kommunikere data, der vedrører information om dit helbred eller endda dine religiøse præferencer (allergier eller madpræferencer, som indikerer overholdelse af en bestemt religion – for eksempel kosher- eller halalmad – eller medicinske forhold, som kræver speciel opmærksomhed ombord – såsom funktionshæmninger eller cøliaki).

Vi indsamler disse data, når du oplyser os herom. Til krydstogter indsamler vi oplysningerne i form af et erklæringsskema og behandler dem udelukkende på grundlag af dit informerede og specifikke samtykke. Det er ikke obligatorisk at afgive disse oplysninger, men vær opmærksom på, at hvis du ikke afgiver dem, er det ikke sikkert, vi kan imødekomme dine behov ombord, og i enkelte tilfælde er det af sikkerhedshensyn ikke sikkert, at du kan bestille den ønskede rejse.

For at vi skal kunne tilrettelægge din rejse på en god måde, kan det ske, at vi har brug for at videreformidle dine oplysninger til filialer, agenter og samarbejdspartnere.

Sende dig oplysninger om produkter og tjenester, der minder om eller har sammenhæng med produkter og tjenester, du allerede har bestilt Når du giver os dine kontaktoplysninger i forbindelse med bestilling af en rejse med os, vil vi sende dig oplysninger om produkter eller tjenester, som minder om eller er relateret til dem, du har bestilt, medmindre du benytter dig af din ret til at frabede dig markedsføringskommunikation fra os på bestillingstidspunktet. For eksempel vil vi sende dig oplysninger om aktivitetstilbud eller restaurantalternativer, som er tilgængelige på det krydstogt, du har bestilt.

Denne databehandling gennemføres på basis af vores legitime interesser i at informere dig om lignende eller relaterede produkter og tjenester, vi tilbyder, og som kan forbedre din krydstogtoplevelse.

Sende dig personlige og skræddersyede nyhedsbreve og kommunikation i henhold til dine præferencer Du har mulighed for at give dit informerede og specifikke samtykke til at modtage personlig information fra os, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, når du registrerer dig i Loyalitetsprogrammet, når du beder om en brochure, i en samtale med os, samt når du tilmelder dig et skibsbesøg eller deltager i en af de konkurrencer, vi arrangerer på vores website. I alle de ovenfor nævnte tilfælde er det ikke obligatorisk at give dit samtykke til at modtage personlige henvendelser og tilbud fra os, men uden dit samtykke vil vi ikke kunne sende dig personlige tilbud.

Behandlingen af dine data til de formål, som er angivet herover, er baseret på dit specifikke samtykke. Du kan når som helst tilbagekalde dette samtykke ved at klikke på "afmeld"-linket nederst i en modtaget markedsførings-e-mail fra os eller ved at anvende kontakt-e-mailadressen i afsnit 2 i denne bekendtgørelse. Inden du går om bord på krydstogtskibet, registrerer vi også din interesse for at modtage særlige, personlige tilbud i din kahyt.

Hvis du for eksempel rejser med børn, vil vi sende dig specifikke oplysninger vedrørende de arrangementer, vi afholder for børn ombord. Du kan vælge ikke at afgive dette samtykke, men i så fald vil du ikke modtage personlige beskeder i din kahyt under opholdet.

Vi behandler dine personoplysninger på basis af vores legitime interesser i at informere dig om de tilbud ombord, som er aktive under krydstogtet, og som kan forbedre din krydstogtoplevelse.

Sikkerhed ombord Vi registrerer de personer, der til enhver tid befinder sig ombord, for at kunne håndtere krisesituationer og for at sikre alles sikkerhed under hele krydstogtet. Vi registrer derfor navn, kahytsnummer, billede (taget når du kommer ombord), fødselsdato, rejsefølge, ombordstigningshavn og landgangshavn samt information om særlige behov, som kan kræve specifik hjælp i nødstilfælde.

Af sikkerhedsmæssige årsager betjener vi CCTV-kameraer om bord på vores skibe, herunder ved alle adgangspunkter og på alle offentlige områder. Disse CCTV-kameraer optager løbende 24 timer i døgnet. Vi kan gennemføre en screening af dine personoplysninger mod offentligt tilgængelige databaser med henblik på at garantere sikkerheden om bord på vores skibe.

På visse sejladser beder vi dig om at afgive helbredsoplysninger. Dette sker af sikkerhedsårsager, for eksempel for at hindre uforsvarlige rejser eller for at forebygge smitsomme sygdomme ombord.

Vi behandler disse data med henblik på at garantere den offentlige sikkerhed og for at kunne håndtere potentielle krisesituationer.

Yderligere databehandlingsaktiviteter ombord Der kan indsamles visse tillægsoplysninger om dig under krydstogtet for at gøre det muligt for dig at deltage i specifikke aktiviteter (f.eks. fitnessrummet eller forelæsninger). De data, vi behandler, varierer afhængigt af den specifikke aktivitet ombord, men vi sørger for kun at indsamle de strengt nødvendige data til opfyldelse af de specifikke formål. Du vil blive bedt om at udfylde skemaet, hvis du ønsker at modtage det specifikke tilbud eller arrangement, du har bedt om, og vi behandler oplysningerne på grundlag af vores kontrakt med dig.

Loyalitetsprogram Vi kan behandle dine loyalitetskonto-oplysninger via et unikt Ambassadør-ID, som indeholder information om pointbalance, kontoaktivitet, krydstogtmilepæle som for eksempel jubilæumsdatoer og loyalitetsniveau. Vi lagrer disse detaljer for dig, når du deltager i vores loyalitetsprogram, og opdaterer dem, når du krediterer bookninger og anden aktivitet til din loyalitetskonto.

Hurtigruten-app Hvis du vælger at downloade mobilapplikationen, indsamler vi dit navn, dit efternavn, din fødselsdato, dit telefonnummer og din e-mail via appen med henblik på at skræddersy de valg, du foretager i vores app.

5. International overførsel af information

Vores selskaber: Hurtigruten tilbyder tjenester over hele verden og har afdelinger og partnere i alle europæiske lande, stillehavsregionen, Afrika og Syd-, Mellem- og Nordamerika. Afhængigt af, hvilket land bestillingen er foretaget fra, og for at kunne tilbyde dig specifikke tjenester deler vi information om dig med virksomhederne i vores gruppe. Alle virksomheder behandler personoplysningerne i overensstemmelse med GDPR.

Deling uden for EØS Vi har partnere, filialer, agenter og samarbejdspartnere, der befinder sig uden for EØS-området, og kan overføre information til disse. Vi vil sikre, at dine personoplysninger bliver beskyttet på hensigtsmæssig vis af den modtagende part i disse lande. Med hensigtsmæssig beskyttelse mener vi f.eks. at sikre, at den modtagende part er kontraktmæssigt pålagt at sikre, at denne tilbyder samme grad af privatlivsbeskyttelse og informationssikkerhed som os. Du kan når som helst bede om flere oplysninger eller om at modtage et eksemplar af de sikkerhedsforanstaltninger, vi benytter os af for at sikre, at dine personoplysninger overføres på en juridisk forsvarlig måde.

Datadeling med havneagenter og myndigheder: Som turoperatør skal vi dele information om vores passagerer med lokale havnekontorer og myndigheder til immigrationsformål. Det kan også være nødvendigt at dele data i forbindelse med særlige hændelser såsom smitteopsporing. Disse data deles og overføres baseret på den juridiske forpligtelse, som Hurtigruten har i forhold til de relevante myndigheder, og kun de nødvendige data bliver kommunikeret.

6. Dine rettigheder vedrørende privatliv

Du kan når som helst kontakte os, hvis du ønsker at få adgang til eller korrigere dine personoplysninger. Du kan også bede om et eksemplar af de oplysninger, vi har indhentet om dig.

Adgang og dataportabilitet: Du kan når som helst kontakte os, hvis du ønsker adgang til dine personoplysninger. Du har ret til at modtage personoplysninger, som du har givet os, i maskinlæsbart format.

Berigtigelse eller sletning: Du har som udgangspunkt ret til at bede os om at rette fejlagtige oplysninger om dig og bede os om at slette personoplysninger om dig. Vi er derimod pålagt at opbevare den information, der er nødvendig for at opfylde vores aftale med dig, samt den information, der er nødvendig for at overholde gældende love og regler eller krav fra myndigheder.

Klage til Datatilsynet: Hvis du er uenig i den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du indsende en klage til Datatilsynet. Vi vil sætte pris på, hvis du kontakter os først, så vi kan opklare eventuelle misforståelser.

7. Cookies

En cookie er en lille tekstfil, som indeholder information, der er lagret på din computer eller din enhed. Når du besøger vores hjemmesider, anvender vi cookies til at give dig en bedre online-oplevelse, følge op på vores ydelser på vores websites og gøre vores websted mere relevant for dig. Oplysningerne vil ikke blive brugt til at identificere individuelle besøgende, med undtagelse af Hurtigrutens indloggede kunder. Du kan angive eller ændre indstillinger i browseren vedrørende accept eller afvisning af cookies. Hvis du vælger at afvise cookies, kan du fortsat anvende vores websites og visse tjenester, men adgangen til visse funktioner og områder på webstedet eller vores tjenester kan være kraftigt begrænset.

Du kan finde flere oplysninger vedrørende cookies her.

8. Ændringer i disse oplysninger vedrørende privatlivsbeskyttelse

Vi arbejder løbende med udvikling og forbedring af vores tjenester over for vores kunder. Dette vil kunne ændre behandlingsmåden eller omfanget af vores behandling af personoplysninger. Fra tid til anden vil vi derfor justere og opdatere oplysninger vedrørende privatlivsbeskyttelse. Du vil blive varslet om disse ændringer, når og hvor dette er hensigtsmæssigt. De kan f.eks. blive offentliggjort på vores startside. Alle ændringer vil først træde i kraft, efter at de er blevet kommunikeret/offentliggjort.